Faites un besoin d'une analyse avant d'acheter un système téléphonique?

Vous possédez une petite entreprise qui n'a cessé de croître depuis dix ans. Vous avez pris le nouveau personnel pour suivre les demandes et chaque fois qu'une nouvelle personne est embauchée, vous appelez votre fournisseur de service téléphonique et d'obtenir une nouvelle ligne installée. Vous vous rendez compte de votre central téléphonique doit être mise à jour ou remplacés, mais qu'est-ce que vous achetez?

Trop souvent je vois des systèmes téléphoniques installés qui ne répondent pas aux besoins de l'entreprise. Si vous avez besoin d'un camion de livraison nouvelle vous ne seriez pas acheter une berline à quatre portes. Mais ce n'est à quel point il est parfois parce qu'une entreprise est vendue équipement qui leur fournisseur veut juste se débarrasser.

Afin d'obtenir le meilleur système pour votre entreprise au meilleur prix que vous devez faire une demande de devis (RFQ). Mais vous ne pouvez pas faire le RFQ jusqu'à ce que vous avez fait une analyse des besoins. Que vous le fassiez vous-même ou d'obtenir un consultant indépendant pour le faire implique beaucoup plus que simplement «combien de lignes avez-vous besoin?

Il ya beaucoup de questions générales qui doivent être répondues comme: combien d'employés exigent leur extension propre téléphone, avez-vous besoin de téléphones loin de bureaux, salle de conférence c.-à-salle à manger, salle de photocopie, etc; avez-vous besoin de code de zone de routage, ainsi que beaucoup plus.

Puis il existe des protocoles de bureau qui ont besoin d'être identifié comme sont les appels vers une extension gérée par un assistant?, Quelle est la procédure de sauvegarde lorsque IsBusy réception ou non à leur bureau?, Devrait aller à un des appels d'auto-accompagnateur et si quelqu'un a besoin l'aide dont ils composer '0 '? D'autres exigences peuvent inclure de pagination à travers des ensembles téléphone ou de téléavertisseur frais généraux. En outre, sont des conférences téléphoniques internes des bureaux nécessaires? Ces seule touche la surface de ce qui devrait aller dans votre RFQ.

Il peut être très difficile d'acheter le meilleur système pour vos besoins si vous n'êtes pas au courant des progrès de la technologie, et pourquoi serais-tu? Ce n'est pas comme si vous appelez dans les fournisseurs et les fournisseurs deux fois par an pour vous dire ce qui est nouveau.

Par exemple, fonctionnalités de messagerie vocale ont beaucoup augmenté. Votre système téléphonique besoin d'un annuaire de l'entreprise? Combien de branches que vous voulez sur votre arbre? Ne l'annuaire d'entreprise de donner au client la possibilité de transférer directement à l'extension? Avez-vous besoin de notification de message de votre boîte aux lettres personnelle à votre téléphone cellulaire quand un message est laissé dans votre boîte aux lettres?

Prix ​​des systèmes téléphoniques varie grandement. Plutôt que de obtenir un prix d'un seul fournisseur, vous devriez obtenir des devis pour une variété de sources. Vous pouvez enregistrer autant que 30 à 50 pour cent qui est plus que rentabilisé le coût de l'embauche d'un organisme indépendant de tout faire pour vous.

Dans votre RFQ vous devez demander à vos soumissionnaires de préciser le montant de la formation qu'ils fourniront, après la mise en œuvre. Vous voulez également savoir quelle est leur garantie fournit et pour quelle période de temps. Avery question importante est de leur demander de préciser ce que leur garantie ne prévoit pas.

Votre système téléphonique est un outil essentiel dans le fonctionnement de votre entreprise. Assurez-vous d'appliquer la même diligence à une mise à niveau ou nouveau système comme vous le feriez pour tout autre achat important....