Contrats d'approvisionnement - La meilleure façon de gérer les risques dans les contrats

Le risque est la probabilité que la menace ou une action ou un événement se produit qui affecte négativement votre capacité à atteindre les objectifs de votre contrat. La gestion des risques est une méthode permettant d'anticiper ce que ces risques pourraient être, et ensuite la création d'un plan pour la façon dont ils peuvent être évités ou contenus. Certains peuvent être contrôlés par vos actions, mais certains sont incontrôlables. Voici la meilleure façon de gérer les risques pour votre contrat.

Premièrement, établir un registre des risques. Cela vous permet de: -

o Identifier les risques pour le contrat;
o Indiquer comment chaque sera géré, en gardant à l'esprit que cela peut parfois impliquer en étant conscient de la surveillance et plutôt que de prendre des mesures immédiates et
o Planifier vos actions de façon stratégique afin que le risque pour le contrat est réduite au minimum.

Le registre est un outil pratique, le document en direct et est utilisé pour enregistrer les risques qui sont réels et immédiats plutôt que ceux qui sont toujours présents (tel que celui d'une réduction du budget, par exemple). Le registre enregistre non seulement les risques mais aussi des dossiers quelles sont les mesures à prendre, la gravité du risque est, et qui prendra l'action.

Une technique qui est souvent utilisée est appelée analyse de défaillance, de mode et d'effets ou FMEA. Cette approche donne la liste de tous les échecs ou les risques qui pourraient survenir, les analyse, puis les classe selon la probabilité qu'ils se produisent et leur impact si elles ne se produisent.

Une façon d'atténuer le risque est de le transférer à une autre partie. Dans tout contrat, certains risques seront affectés soit à l'organisation d'achat ou au fournisseur.

Un autre exemple courant de la façon dont il peut être transféré à un tiers est à travers l'assurance. En effet, vos primes d'assurance sont une manière de payer une autre organisation à prendre des risques financiers pour vous. Si la probabilité qu'il se produise est élevée, toutefois, la prime est susceptible d'être prohibitif et, à moins qu'il n'existe une obligation légale d'assurer, vous pourriez être mieux l'atténuer par d'autres moyens.

Lorsque les risques sont prévues dans un contrat, vous devez d'accord avec le fournisseur qui est responsable de ce qui risque. Les questions clés dont vous avez besoin de demander lors de cette évaluation sont les suivants: -

o Qui est mieux placé pour contrôler l'événement qui donne lieu au risque - vous ou le fournisseur?
o Qui est en meilleure position pour contrôler le risque si elle ne se produisent?
o Que devez-vous faire au sujet de risques incontrôlables - par exemple, l'accepter, l'assurer, la renvoyer à l'acheteur ou de la renvoyer au fournisseur?
o Si le risque est transféré au fournisseur, vous êtes sûr que ce sera légalement acceptable? Se pourrait-il conduire à d'autres risques étant transférés de nouveau à vous....