Inspection des dossiers politiques pour les associations communautaires

Au fil des ans, nous voyons des associations des ennuis sur la question de l'inspection des dossiers par leurs propriétaires, plus que tout autre question. Chapitre 718, 719 et 720 sont très précis sur ce qui constitue "Documents officiels" et ce propriétaire peut et ne peut pas inspecter. Les lois sur les inspections de disques va plus loin sur spécificités de détail sur le temps de la conformité et les sanctions pour non-respect de ces dispositions. En plus des questions de conformité, les statuts le permettent pour les associations d'adopter des règles raisonnables concernant la fréquence, heure, lieu, les avis, et selon les modalités des inspections de disques et la copie de même par un membre.

Nous voyons très peu d'associations qui formalisent leur politique d'inspection dans l'écriture. Nous voyons aussi très peu de propriétaires qui savent qu'il ya une loi qui régit dans ce domaine. Par conséquent, je crois qu'il serait sage pour les associations de compiler et de noter ses membres quant à ce que leur mission d'inspection de la politique des dossiers est. Si la politique est formalisée, elle peut aider de nombreuses associations dans l'avenir d'éviter de nombreux problèmes (juridiques, monétaires et autres) avec l'inspection des dossiers avec leurs propriétaires.

Ce qui suit est un aperçu d'une inspection d'échantillons de la politique des dossiers. Comme toujours, demandez à votre avocat association revoir votre politique avant qu'il ne soit accepté, ratifié par le conseil d'administration et a remarqué à vos propriétaires:

1. Qui va agir comme un référentiel pour ces enregistrements? Will la société de gestion, l'avocat ont, ou auront les registres soient conservés et inspectés dans le bureau sur place?

2. Après avoir déterminé où les dossiers seront conservés aux fins d'inspection, il serait sage d'affirmer que l'avocat de l'association est de déterminer si un document est un compte rendu officiel de l'association.

3. Il devrait y avoir une déclaration selon laquelle la propriété des enregistrements reste exclusivement avec l'association et qu'ils ne sont disponibles que pour l'inspection et la copie.

4. Etat exactement quels documents seront disponibles pour l'inspection (en citant la loi) par le référentiel (détentrice de records).

5. Détail que, conformément aux statuts de la Floride que l'inspection doit être effectuée pendant les heures normales d'affaires. Toute demande pour l'inspection et / ou reproduction par un propriétaire de l'unité doit être faite par écrit au conseil d'administration, et un rendez-vous pour l'inspection prévue à la convenance de l'Entrepôt, dans le délai prévu par la loi.

6. Etat que les photocopies des documents demandés doivent être payés à l'avance par le propriétaire de l'unité à un coût de 0,50 $ par page. En outre, indiquer comment les copies seront payés. Je dirais par chèque uniquement, car cela fournira un record.

7. Informer le propriétaire que toute personne demandant l'inspection ou des copies des documents doivent se conduire de manière professionnelle et ne doit pas interférer avec le fonctionnement du bureau de dépôt. En outre, l'état qu'il y aura un membre du personnel ou membre du Conseil présent lors de l'inspection.

8. Décrivez ce que toute personne inspectant ou recevoir des copies des documents doivent signer ledit journal ou d'une réception comparable avant l'inspection ou la réception de copies. Ont une forme aménagée à cet effet.

9. Indiquer la Politique d'application Association que toute violation de ces règles doit entraîner la suspension immédiate de l'inspection ou la reproduction jusqu'à ce que le contrevenant s'engage par écrit à se conformer à nouveau. En outre, toutes les demandes écrites d'examen ou de reproduction ne respectant pas ces règles ne seront pas honorées par l'Association.

10. Fournir dans cette déclaration, une lettre formulaire intitulé comme une demande d'inspection et aussi un formulaire pour le journal de réception des dossiers.

De cette façon, tout le monde saura quelles sont les règles ... qu'ils le veuillent ou non.

Si un propriétaire n'aime pas la politique, les objets les termes et ne veulent pas se conformer, de les faire mettre par écrit et ensuite fournir à la lettre du propriétaire à l'avocat de l'association afin d'en décider, que vous vous conformez aux lois de examen des dossiers.